Moko Apt

Menebar Ilmu Pengetahuan

Gaya Distributor Farmasi Manjakan Prinsipal

Monday, November 10th, 2003
oleh : admin

 

Bagi PT Anugrah Argon Medika (AAM), perusahaan distributor produk farmasi, kebutuhan prinsipal agaknya dinilai lebih urgen ketimbang pelanggan biasa. Maklum, dari situlah bisnis AAM berasal. Karena itulah, tatkala prinsipalnya ?-yang kebanyakan perusahaan multinasional — membutuhkan beragam informasi yang cepat, akurat dan komprehensif, sedapat mungkin AAM berusaha memenuhi.

Sebagai solusinya, pada September 2003, AAM meluncurkan fasilitas InfoStep — layanan informasi mutakhir berisi data kinerja penjualan, stok dan produk prinsipal yang bisa diakses secara online dari berbagai media, seperti ponsel, PC, PDA, dan sejenisnya. Wajarlah, kini prinsipal yang dikelola distribusi produknya oleh AAM  — seperti Novo Nordisk, Alpharma, B Braun Pharma, GlaxoSmithKline, Pfizer Indonesia, Tanabe Indonesia, Organon Indonesia, Roche Diagnostics, Ferron Par Pharmaceuticals, dan sebagainya — tidak lagi harus berlama-lama menunggu laporan dari AAM sekadar untuk mendapatkan laporan penjualan atau stok barang mereka di gudang AAM. “Prosesnya cukup simpel dan bisa diakses setiap saat,” ujar V. Hery Sutanto, Kepala Departemen TI AAM.

Hery mengklaim, di antara para pelaku bisnis distribusi farmasi di Tanah Air, baru AAM yang memiliki layanan seperti ini. Ia juga memperkirakan, layanan tersebut bisa lebih memicu persaingan di industri ini.

Ide awal pengembangan InfoStep, dituturkan Hery, sebenarnya bermula dari keinginan manajemen memberdayakan data transactional-based yang dihasilkan dari aplikasi ERP (enterprise resource planning) dan SCM (supply chain management) yang sudah diterapkan AAM. Manajemen berkeinginan agar data tadi tidak dibiarkan begitu saja, melainkan bisa dikemas untuk kemudian didistribusikan ke pihak yang memerlukan, baik di lingkungan internal perusahaan maupun mitra bisnis.

Diungkapkan Hery, ada tiga pihak yang berkepentingan dalam perusahaan distribusi, yakni pelanggan, prinsipal dan pemegang saham. Saat itu, manajemen dihadapkan pada pertanyaan: mendahulukan pelanggan, prinsipal ataukah pemegang saham. Nah, lantaran kebutuhan pelanggan dan pemegang saham dianggap belum terlalu urgen, maka prinsipal menjadi prioritas.

Yang menarik justru keberadaan prinsipal. Boleh dibilang, prinsipal selama ini menjadi trigger dalam pemanfaatan TI di perusahaan distribusi farmasi di Indonesia. Pasalnya, kebanyakan prinsipal yang beroperasi di Indonesia merupakan bagian dari jaringan bisnis multinasional yang sudah  IT-minded.  ?Mereka sudah terbiasa menikmati fasilitas sejenis dari distributor farmasi skala regional di negara-negara  yang lebih maju,? ujar Erwin Tenggono, Direktur Pengelola AAM.

Dari situ, Tim TI AAM yang meliputi 13 orang mulai memetakan informasi apa sesungguhnya yang dibutuhkan prinsipal. Dari survei diketahui, biasanya prinsipal selalu ingin mengetahui jumlah penjualan harian, mingguan dan bulanan. Menurut Hery, kelihatannya sederhana, tapi tidak mudah direalisasi. Setelah dikembangkan dalam 6 bulan, informasi transactional-based yang dimiliki AAM ternyata berhasil dikemas menjadi informasi yang cukup strategis bagi prinsipal. Inilah yang dinamai InfoStep, berisi lima komponen layanan informasi untuk prinsipal: InfoFlash, InfoMail, InfoLink, InfoCube, dan InfoBiz.

Sesuai dengan ragam komponennya, prinsipal dapat mengakses informasi berharga dari AAM itu lewat berbagai jalur. Dengan InfoFlash misalnya, prinsipal dapat memanfaatkan teknologi SMS. Caranya, dengan mengirimkan keyword tertentu untuk mengakses informasi singkat tentang penjualan, stok, dan harga secara real time langsung ke sistem database AAM.  Ini bisa dilakukan dalam 24 jam, di mana pun berada. Prinsipal cukup mendaftarkan nomor ponsel pengakses, lantas AAM yang memberikan keyword tadi.

Selanjutnya, InfoMail merupakan layanan informasi yang dikirim via e-mail, terjadwal secara elektronik dan otomatis, “Waktunya tergantung pada prinsipal,” ujar Erwin.  Informasi ini bisa dikirim berbentuk laporan atau catatan singkat, dalam berbagai format seperti Excel, HTML, PDF, txt, dan jpg.

Sementara itu, InfoLink merupakan layanan informasi AAM yang bisa diakses via Internet (situsnya: www.aamlink.com). Di sini dibutuhkan user name dan password untuk login. Melalui fasilitas ini, prinsipal dapat mengakses informasi seputar industri, market intelligence, dan laporan bisnis.

Adapun InfoCube merupakan layanan informasi yang berisi solusi business intelligence (BI) yang diinstal langsung di kantor prinsipal. Dengan fasilitas ini, prinsipal tidak perlu repot membangun sistem datawarehouse dan BI, karena AAM sudah bekerja sama dengan Startage, konsultan BI yang disewa untuk membangun solusi terintegrasi ke kantor prinsipal. Dengan fasilitas ini, prinsipal memiliki tool cukup komprehensif untuk menganalisis bisnis langsung di meja kerjanya. “Hanya dengan melakukan click and drag, atau slice and dice, banyak informasi multidimensi bisa dianalisis dengan sangat mudah.

Sementara itu, InfoBiz merupakan layanan informasi AAM yang berisi laporan rutin mingguan, atau bulanan yang bisa dinikmati prinsipal.

Menurut pengakuan Erwin dan Hery, pengembangan InfoStep tidak membutuhkan investasi tambahan. ?Ini hanya bagian  pengembangan dari fasilitas ERP dan SCM yang sudah kami implementasikan dulu,? kata Erwin. Memang, sejak tahun 2000, AAM mengimplementasi aplikasi ERP dan SCM dengan pendekatan big bang sebagai fondasi TI AAM. AAM memilih solusi Oracle E-Business Suite untuk membangunnya dengan pertimbangan paling cocok dengan model bisnis distribusi farmasi. Yang jelas, saat ini solusi tadi telah dipakai untuk menghubungkan kantor pusat AAM dengan 29 cabang dan gudang miliknya. Modul yang dijalankan meliputi: Financial, Distribution, Advanced Planning & Schedulling, dan I-Store.

Dari sisi perangkat keras, AAM memilih solusi dari HP yang difungsikan sebagai server platform untuk hampir semua aplikasi bisnis. AAM Menggunakan empat server HP-UX 9000 series sebagai penopang aplikasi E-Business Suite-nya. Adapun HP server Itanium2 yang baru saja diluncurkan oleh HP, juga telah dipilih AAM sebagai solusi server datawarehouse dan BI. Menurut Erwin, dengan fondasi seperti ini, bisnisnya bisa tumbuh dengan angka di atas 35% per tahun.

Shita Paramayanti, Manajer Grup Produk Ferron Par Pharmaceuticals, salah satu prinsipal AAM, mengaku sebelumnya mengalami kesulitan mengakses informasi data penjualan. Kalau pun bisa, biasanya dikirim lewat faksimile ke kantor dan itu pun harus menunggu beberapa jam. Jeleknya lagi, data yang dikirimkan sering tidak terbaca. ?Berkat layanan InfoStep, tenggat waktu yang tadinya lama, atau data tidak terbaca bisa diatasi,? ujarnya. ?Caranya pun sangat simpel. Cukup mengakses lewat SMS atau InfoCube, informasi penjualan hingga stok barang Ferron bisa diketahui saat itu juga,” ia menambahkan.

Di samping lewat fasilitas SMS, Shita memang sering mengakses informasi yang dibutuhkan dari AAM via InfoCube. Fasilitas ini biasa diakses melalui jaringan perusahaannya yang terkoneksi dengan server database AAM. Dengan memasukan password dan nomor ID, dia bisa terhubung ke server database AAM. Menurut Shita, password dan nomor ID diperlukan untuk memastikan bahwa data yang diakses hanya milik Ferron. Karena fasilitas ini bisa difungsikan juga sebagai aplikasi BI, Shita kerap memanfaatkan untuk menganalisis penjualan produk secara umum, per wilayah, per kategori produk dan sebagainya. ?Saya juga bisa menganalisisnya sekaligus,? katanya. Di samping Shita, ada 15 karyawan bagian pemasaran yang bisa pula mengakses InfoCube.

Johny Nurdin, Manajer Penjualan Nasional PT Organon Indonesia, prinsipal AAM lainnya, juga mengakui kemudahan yang diperoleh dari InfoStep. Sama seperti Shita, dia merasa terbantu dalam proses pengambilan keputusan di perusahaannya. ?Dengan mengetahui data penjualan produk secara real time di AAM, saya bisa lebih cepat lagi mengambil keputusan yang strategis,? ungkapnya. Hanya saja, seperti halnya Shita, fasilitas yang lebih banyak dipakai dari InfoStep baru sebatas InfoFlash dan InfoCube.

Sepengetahuan Shita dan Johny, perusahaannya tidak pernah mengeluarkan investasi tambahan untuk mendapatkan layanan InfoStep. ?Kami hanya disyaratkan menyediakan komputer yang dilengkapi browser,? ujar Johny seraya menambahkan, jauh sebelum tersedianya InfoStep, kegiatan operasional Organon sudah terintegrasi dalam jaringan intranet yang difasilitasi Internet.

Riset: Vika Octavia.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s